会議の生産性を上げるために気をつけていること

Nov 19, 2017

チームで仕事を進める上で欠かせない会議。良い会議はチームの生産性を上げるのに効果的だと思います。一方で、事前準備が不足、進行がいまいちで、「今日の会議はダメだったな…」と思うこともよくあります。

そんな会議の生産性を上げるために考えていることをまとめてみた。

会議の心構え

会議は「チームワーク」
- 主催者の仕切りよりも、参加者のリーダーシップが重要
良い会議にするための「リーダーシップ」
- ホワイトボードの前に立つ（会議の中で自分の役割を見つける）
- ポジションを取る（賛成 or 反対をハッキリする）
- 目的を確認する（「今日のアジェンダは？」「この会議のゴールは何ですか？」）
記憶よりも記録に頼ろう
- あとで使うかどうかは気にせず、とにかくメモを残す

良い会議とは何か？

「決まったこと」が多ければ多いほど良い会議である
開催後に、参加者の行動が変わるのが良い会議である

ダメな会議とは何か？

「持ち帰り」「再検討」があるのはダメな会議
- 何を事前に準備すれば決まったのだろうか？
目的やゴールが「共有」だけなのはダメな会議
- 「共有」した結果、参加者の行動はどう変わるのだろうか？

アジェンダの作り方

アジェンダとは、話したいことを一覧にすることではありません。

目的を明確にしましょう
- なぜ、この会議が必要なのか？
ゴールを明確にしましょう
- 何をすれば、この会議は終わるのか？
進め方を明確にしましょう
- どんなステップで、この会議のゴールを達成するのか？
- 「決め方」を決めましょう

「決め方」を決める

決め方は下記2つのどちらかです。会議の参加者全員でこの認識を合わせることが重要。

責任者が決める
- 参加者の意見がまとまらなくても決める
- 仮に、納得ができなくても、決まったことは全員がコミットする
コンセンサスを取る
- 参加者の意見がまとまらない場合は決めない

「責任者が決める」は仕事のスピードを上げるために大事ですが、「参加者が白ける」という現象が付き物です。「決める」という経験がある人には「白けたらどうしよう」という不安と恐怖の体験が一定あるかと思います。ただ、全員にその経験があるとは限らないので、「納得ができなくても決まったことにコミットする」という前提を合わせるのが難しい。万能な対策はないと思うので、主催者が白けるパターンをたくさん想像して会議の準備する。

ファシリテーション

会議に必要な資料は事前共有する
- 口頭補足が不要で、読んで分かるようにするのが望ましい
会議が始まるまでに、事前資料を参加者に読んでもらう
会議中に議事録を作成して参加者と内容を確認する
- 経営、人事、個人情報を含まない場合、議事録は全社に共有が望ましい

ネクストアクション

会議の中で出てきた課題はタスクとして誰かが進める必要があります。ネクストアクション（誰が、いつまでに、何をするか）を決めましょう。

ネクストアクションは単なるTODO ではありません。チームの仕事であり、チームに対するコミットメント（約束）です。 誰かに指名されるより「私がやります」と主体的な行動（リーダーシップ）が望ましいです。

チームに対する約束という認識がないと、後回しにされてしまいます。結果的に良い会議をしても、チームの仕事が全然進まないことになります。

決めない会議

対話、1on1、ブレスト、振り返り、など。 何かを決めるつもりがなくても、目的とゴール、そしてアジェンダは大切です。

決めない会議の目的は、課題の発見、テーマの深掘り、多角的な視点で事象を捉える、など。抽象的だからこそ、全員が共通イメージを持てること。そのゴールが設計できるかどうかで、大きく会議の生産性が変わります。

雑談

ランチや立ち話、ふとしたタイミングで発生する雑談は大切です。なぜなら、その場で何かが決まり仕事が進むこともあります。ちょっとした雑談で何かが決まったら、「仕事」として進めるために話したことや決まったことは必ずテキストに残しましょう。 忘れる前にメモしましょう（記憶より記録）。

定例会議

定例会議は回数を重ねる度に、気持ちがだらけやすくなります。主催者も参加者も共に、定期的に目的とゴールに立ち返ることが大切です。

定期的に会議の目的とゴールを共有する
定期的にアジェンダを見直す
定期的に定例会議の継続を確認する

不要になった定例会議は無くしましょう。